E-Protocolo agiliza atendimento ao público e economiza recursos

Passou o tempo em que as mesas de trabalho dos órgãos do Governo do Paraná ficavam abarrotadas com processos. A adoção do e-Protocolo, sistema desenvolvido para ser a porta de entrada de todas as demandas aos serviços públicos do Estado, proporciona desburocratização nos atendimentos à população e economia de recursos. Em 2019, o sistema gerou economia de R$ 1,1 milhão, levando em conta a redução no consumo de serviços de reprografia e uso de papel.

Dos 777.987 protocolos registrados no Estado no ano passado, 621,6 mil foram digitais, aproximadamente 80% do total. Foi o inverso do ano anterior, quando 91% dos processos que tramitaram no Governo eram em papel.

A diferença pode ser sentida na agilidade e desburocratização dos serviços. As relações entre Estado e os municípios é um exemplo. O e-Protocolo facilitou os processos de liberação de recursos feitos pela Secretaria do Desenvolvimento Urbano e de Obras Públicas. Hoje, os 399 municípios do Paraná estão cadastrados no sistema e-Protocolo e os gestores não precisam mais se deslocar a Curitiba para assinar convênios. Tudo é feito pela internet mediante certificação digital. A medida ainda gerou economia com gastos com correios e diárias de viagens.

Na Procuradoria-Geral do Estado, o tempo médio de tramitação de expedientes administrativos foi reduzido de 149 para 10 dias após a adoção do e-Protocolo. Outro exemplo vem da Coordenação da Região Metropolitana de Curitiba (Comec), onde os protocolos digitais agilizaram a análise dos processos. Em 2019, a Coordenação analisou 927 processos. Nos 12 meses anteriores, a Comec conseguiu analisar apenas 522 processos.

Na Secretaria de Administração e da Previdência, o tempo médio de tramitação dos processos caiu consideravelmente. Para se ter uma ideia, o processo de compra de materiais, quando o trâmite se dava em papel, chegava a 30 dias entre o início do protocolado e a liberação para licitação. Com a adoção do protocolo digital, o tempo médio caiu para sete dias.

Os processos de aposentadorias dos servidores, que da forma física chegava a levar 136 dias, passou para 50 dias com o sistema digital, segundo dados da ParanaPrevidência.

COMO FUNCIONA – Qualquer pessoa pode se cadastrar no e-Protocolo para iniciar demandas junto ao Governo do Paraná ou para consultar o andamento de solicitações. Para cidadãos em geral, é preciso efetuar um cadastro no Paraná Inteligência Artificial (PIÁ). A plataforma permitirá que o cidadão tenha acesso a serviços, de forma ágil e personalizada.

Com o cadastro feito no PIÁ, basta acessar o site do e=-Protocolo, clicar na aba “Ainda não sou cadastrado” e seguir as orientações. O cadastro dos servidores públicos e usuários externos devem ser atualizados pelo Gestor de Acesso do Órgão ao qual pertencem, de acordo com as atividades que desempenharem em sua unidade administrativa.

Processos digitais geram economia de R$ 1,1 milhão em um ano

A adoção do e-Protocolo também foi benéfica aos cofres públicos. Somente em 2019, o Paraná deixou de gastar R$ 1,1 milhão ampliando o uso de protocolos digitais. A medida permitiu reduzir gastos com reprografia e também com uso de papel.

Em 2019, a média mensal dos serviços de reprografia foi de 3,6 milhões de impressões, uma queda de 40% no consumo em comparação ao consumo mensal projetado em contrato. Em valores, somando os serviços de impressão e digitalização, em 2019 foi registrada queda de 36% no custo mensal no contrato de reprografia. A média mensal foi de R$ 109,6 mil gastos com o serviço contra os R$ 171,9 mil projetados para o mesmo período. No ano, a economia chegou a R$ 700 mil.

Fora isso, também se verificou queda no consumo de papel. Os processos digitais registrados em 2019 somaram 20,9 milhões de páginas. Isso significa dizer que 41,8 mil resmas de papel deixaram de ser consumidas, gerando uma economia de aproximadamente R$ 600 mil.

PRESERVAÇÃO – O Departamento de Arquivo Público, responsável por guardar os processos arquivados de todo o Estado, estima que manter 100 mil processos armazenados custa ao Paraná cerca de R$ 41 mil mensais. Considerando os processos digitais protocolados em 2019, o Paraná teria que desembolsar R$ 3 milhões caso tivesse que armazená-los.

A economia também pode ser calculada em número de árvores que deixaram de ser cortadas, visto que o consumo de papel caiu. As 20,9 milhões de páginas dos processos digitais do ano passado permitiram que 12,4 mil árvores deixassem de ser cortadas. Cada árvore produz 10.000 folhas de papel, ou seja, 20 resmas de 500 folhas.